はじめに

企業が成長していく中で、営業やサービス提供といった表に見える業務だけではなく、日々の運営を支えるバックオフィス業務の重要性はますます高まっています。

一方で、中小企業や成長フェーズの企業では、限られた人数で多くの業務を担っているケースも少なくありません。

特に、特定の担当者に業務が集中している場合、その人が不在になった際に「業務をどのように継続するか」という新たな課題が生まれます。
今回ご紹介する株式会社シャルメ様も、事務・経理・総務などのバックオフィス業務を一人の担当者様が担われていました。

産休を迎えるタイミングで、単純な人員補充ではなく「今後も安心して会社運営を続けられる仕組みづくり」を考えられたことが、パッセージとの取り組みの始まりでした。
本事例では、シャルメ様とパッセージがどのように業務を整理し、未来につながるバックオフィス体制を共につくっていったのかをご紹介します。

株式会社シャルメ様について

株式会社シャルメ様は、美容・サロン領域で事業を展開されている企業です。

日々のお客様へのサービス提供を支える一方で、社内では事務・経理・総務など、事業運営に欠かせないバックオフィス業務も発生します。
今回は、バックオフィス業務をご担当されているご担当者様に、パッセージ導入の背景や取り組みについてお話を伺いました。

導入前の課題：一人で担っていたバックオフィス業務と、将来への備え

パッセージへご相談いただいた背景には、担当者様の産休というライフイベントがありました。
それまで、事務・経理・総務など幅広いバックオフィス業務をご担当者様お一人で担われていました。

しかし、産休に入るにあたり、これまで積み重ねてきた業務をどのように引き継ぐかが課題となりました。

ご担当者様：「事務が私一人でやっていて、産休に入ることになったので、引き継ぎをどうするかというところがありました。新しい人を雇うのか、企業さんにお願いするのかというところを社長と相談していました。」

新たに社員やパートスタッフを採用する方法も選択肢にはありました。
しかし、バックオフィス業務は専門性や会社独自の運用方法が多く、短期間で退職してしまった場合には、再度引き継ぎが必要になります。

そのリスクを考えた結果、個人ではなく企業として継続的に支援してくれるパートナーを探すことになりました。

ご担当者様：「もし2〜3ヶ月で辞めてしまった場合、またそこから引き継ぎが必要になります。そう考えると、企業さんにお願いする方が安心だと思いました。」

選定理由：決め手は、業務内容ではなく「柔軟なコミュニケーション」

外部パートナーを探す中で、シャルメ様はいくつかの企業へ問い合わせをされました。
その中で特に重要視されていたのが、日々のコミュニケーション方法でした。

シャルメ様では、社内連携においてLINEを活用する機会が多く、形式的なツールだけではなく、普段の業務に近い形で柔軟にやり取りできることが重要でした。

ご担当者様：「うちの会社はLINEでのやり取りが多いんです。グループLINEだったり、普通のLINEでやり取りすることも多くて。LINE対応できませんという会社さんも多かった中で、密にやり取りできそうだったのがパッセージさんでした。」

単に業務を請け負えるかどうかではなく、自社の働き方や文化に合わせて柔軟に対応できるか。
その点が、パッセージを選んでいただいた大きな理由となりました。

一緒につくった業務移管の仕組み

パッセージによる支援は、単純に業務を引き取ることから始まったわけではありません。

まずは、現在どのような業務を行っているのかを細かく確認し、一つひとつ整理するところからスタートしました。
2026年5月末頃から引き継ぎを開始し、ミーティングを重ねながら業務内容を把握。

その結果、6月時点では主要な業務をパッセージ側で対応できる状態まで移行することができました。

ご担当者様：「5月末ぐらいからスタートして、6月にはほぼ私がやっていたことをパッセージさんがやってくれていました。基本的な業務は対応いただいているので、7月以降は全部お願いできるかなという状態になっています。」

また、今回の取り組みでは業務マニュアルの整備も大きな成果の一つとなりました。
シャルメ様では、これまで明文化されたマニュアルが十分に整備されていたわけではありませんでした。

パッセージがヒアリングを重ねながら業務内容を整理し、今後も活用できる形へ落とし込んでいきました。

ご担当者様：「細かく確認してくれて、『これはした方がいいですか』ということも全部聞いてくれています。マニュアルも作成していただいているので、作業漏れも少ないと思いますし、そのまま今後も使えるものになっています。」

評価いただいたポイント：「勝手に判断しない」という安心感

今回、シャルメ様から特に評価いただいたのは、パッセージの担当者による丁寧な確認姿勢でした。
バックオフィス業務は、一見すると単純な作業に見えても、会社ごとのルールや判断基準があります。

だからこそ、勝手に進めるのではなく、確認しながら進めることが重要です。

ご担当者様：「レスポンスもすごく早いですし、やり取りがしやすいです。細かく聞いてくれるので、勝手に判断して進めないところが安心できるポイントかなと思います。」

業務を任せるということは、単に作業量を減らすことではありません。
「安心して任せられる状態」をつくることこそ、今回の取り組みで大切にされた部分でした。

今後の展望：変化に強い会社づくりを支えるパートナーへ

今回の取り組みにより、シャルメ様では産休というタイミングにおいても、業務を止めることなく継続できる体制を整えることができました。
また、今後同じような状況が発生した際にも、安心して相談できる選択肢ができたことは大きな価値となっています。

ご担当者様：「今後、また産休に入ることがあったとしても、お願いしやすい感じなのかなと思っています。」

会社が成長していく中では、人の変化や環境の変化は必ず起こります。
その変化に柔軟に対応できる仕組みを持つことは、持続的な組織づくりにおいて重要です。

どんな企業におすすめか

最後に、パッセージのバックオフィス支援がどのような企業に向いているか伺いました。

ご担当者様：「事務関係はお任せできるんだろうなと思います。リソースが少ない会社さんや、細かいところまで手が回らない会社さんには合うのではないかと思います。」

特に、

• バックオフィス担当者に業務が集中している企業
• 退職や休職時の引き継ぎに不安がある企業
• 業務整理やマニュアル化まで含めて支援してほしい企業

にとって、外部パートナーを活用することは一つの有効な選択肢になります。

まとめ

株式会社シャルメ様とパッセージの取り組みは、単なるバックオフィス業務の外注ではありませんでした。

シャルメ様が大切にされてきた業務の進め方や社内コミュニケーションを理解しながら、一緒に業務を整理し、未来につながる仕組みへ整えていく取り組みでした。

業務を引き継ぐということは、作業だけを移管することではありません。
その会社が大切にしている価値観や仕事の進め方まで理解し、安心して次のステップへ進める環境をつくることだと考えています。

今回、シャルメ様からいただいた信頼や、共に業務基盤を整えていく過程は、パッセージにとっても大きな学びとなりました。
これからもパッセージは、単なる業務代行ではなく、それぞれの企業が抱える課題や想いに寄り添いながら、ともに成長を支えるパートナーであり続けたいと考えています。

【企業プロフィール】

株式会社シャルメ